なぜ説明資料が伝わらないのか？開発現場で刺さるビジュアル資料の作り方と構成例

ソフトウェア開発

2025年08月04日

はじめに｜技術情報を「伝える」から「動かす」資料へ

エンジニアリングの現場では、要件や設計方針、運用時の注意点といった技術的な内容を社内の関係者に正確に伝える機会が数多くある。しかし、せっかく作った説明資料が「伝えたつもり」で終わり、開発や保守の現場に意図が届かないという経験をした人は少なくないだろう。

特にプロジェクトマネージャーやテックリードの立場にある人にとって、説明資料は単なる情報伝達の手段ではない。関係者の合意を形成し、次の具体的な行動を生み出すための重要な「設計図」としての役割を担っている。技術的な専門知識を持たない発注者や経営陣に対しても、複雑なシステムの構造や運用上のリスクを分かりやすく説明する必要がある。

現在のソフトウェア開発現場では、クラウドサービスの活用やマイクロサービス構成の採用により、システム全体の複雑さが増している。加えて、生成AIやChatGPT APIといった新技術の導入検討も頻繁に行われるようになった。こうした環境変化の中で、技術的な判断根拠や運用方針を関係者に正しく理解してもらうことは、プロジェクト成功の重要な要素となっている。

本記事では、受託開発や保守運用に携わる技術PMの方々に向けて、「技術情報を誰に・どのように伝えるか」という視点から、効果的な社内説明資料の作成方法を詳しく解説する。単なるパワーポイントの操作方法やデザインテクニックではなく、曖昧な要件を整理する手法、保守・運用を見据えた構成の工夫、実際のビジュアル例と構成テンプレートなど、実務で即座に活用できる内容に焦点を当てた。「理解してもらう」だけでなく「行動してもらう」資料を作るために、ぜひ参考にしていただきたい。

伝わる説明資料のビジュアル構成とは？

技術的な内容を社内で適切に共有するためには、「ビジュアルの工夫」が不可欠だ。ただし、見た目を美しく整えることが最終目的ではない。重要なのは、資料の「構成」と「図解の使い方」を戦略的に設計することである。

多くの技術者が陥りがちな失敗は、技術仕様書と同じような詳細な情報をそのまま説明資料に盛り込んでしまうことだ。しかし、社内説明資料の読み手は必ずしも技術者ではない。経営陣、営業担当者、品質管理部門など、異なるバックグラウンドを持つ人々が対象となる。そのため、情報の優先順位を明確にし、視覚的に理解しやすい形で提示する必要がある。

また、現在多くの企業でリモートワークが定着し、オンライン会議での資料共有が主流となっている。画面越しでも内容が伝わりやすいよう、フォントサイズや色使い、レイアウトにも配慮が求められる。特に、複数のシステムが連携する構成図や、時系列で変化する処理フローなどは、従来の紙資料以上に工夫が必要だ。

さらに、説明資料は一度作って終わりではなく、プロジェクトの進行に合わせて継続的に更新される。そのため、後から修正しやすい構成にしておくことも重要なポイントとなる。このセクションでは、こうした実務上の課題を解決する、伝わる説明資料に共通するビジュアル設計の考え方と、実際に使える構成パターンを具体的に紹介していく。

スライド全体は「構成ブロック」で設計する

効果的な説明資料を作るためには、1枚のスライドを「タイトル」「本文」「図・表」「補足・注釈」といった定型ブロックに分けて設計することが重要だ。この手法により、どのような内容の資料でも視認性と一貫性を大幅に向上させることができる。

具体的な配置ルールの例を挙げると、タイトルは上部中央に1行で明示し、本文メッセージは左上または中央に要点を大きく配置する。図・表はスライド中央に大きく配置し、補足や出典は下部に小さくまとめて記載するといった具合だ。こうしたルールを事前に決めておくことで、資料を見る側も安心感を持って内容を読み取ることができる。

特に技術的な内容を扱う場合、情報量が多くなりがちだが、構成ブロックを意識することで必要な情報を整理し、優先順位をつけて配置できる。例えば、システム構成を説明する際は、全体像を示す図を中央に大きく配置し、個別の技術要素については補足欄で詳細を記載するといった使い分けが可能となる。

また、この構成ブロック設計は、複数の担当者が資料作成に関わる場合にも威力を発揮する。事前にテンプレートとしてブロック配置を定めておけば、誰が作成しても統一感のある資料に仕上がり、レビュー時間の短縮にもつながる。さらに、プロジェクト全体で資料の品質を均一に保つことで、顧客や上級管理職からの信頼度向上も期待できる。

「図だけ／文字だけ」はNG。PM資料は”ハイブリッド型”で

エンジニア同士での技術的な情報共有であれば、コードの断片や構成図だけでも十分に理解は進む。しかし、技術に詳しくない関係者や管理部門に向けた資料では、そうした単一要素だけでは意図が正確に伝わらないことが多い。文章だけでは抽象的で誤解を招きやすく、図だけでは具体的な判断材料が不足してしまうからだ。

そこで推奨するのが、「図＋短い説明文」をセットにしたハイブリッド型の構成である。この手法は、視覚的な理解と論理的な説明を同時に提供することで、多様なバックグラウンドを持つ読み手のニーズに対応できる。

効果的なハイブリッド型構成の例として、システム構成図に「この図で伝えたいポイント」を箇条書きで併記する方法がある。また、処理フローの図解には「リスクとなるポイント」をハイライト表示し、API連携図には「ユーザー側の操作フロー」の説明を添えるといった工夫も有効だ。

特に重要なのは、図と文章の役割分担を明確にすることである。図は全体像の把握や関係性の理解に、文章は判断基準や注意点の明示に使い分けることで、情報の密度を保ちながら理解しやすさを両立できる。この手法により、技術者以外の関係者も安心して資料を読み進めることができ、建設的な議論や迅速な意思決定につながりやすくなる。

伝わる構成パターン3選

実際の業務で頻繁に使われる、効果的な構成パターンを3つ紹介する。いずれも「伝える目的」に応じて使い分けることで、説明効果を最大化できる実証済みの手法だ。

要件整理シート

まず「要件整理シート」は、プロジェクトの前提・背景を明確にする際に威力を発揮する。左側に背景・目的・対象範囲を記載し、右側に要件一覧を表形式で整理し、重要度ラベルを付けるという構成だ。この形式は、再委託前の説明や要件レビューの場面で特に有効で、関係者間での認識齟齬を防ぐことができる。

体制図・依存関係マップ

次に「体制図・依存関係マップ」は、複雑な連携関係を把握する必要がある場面で重宝する。中央に自社システムを配置し、左右に外部連携システムを並べ、下部に各担当者・部署との関係線を引く構成だ。プロジェクト立ち上げ時や運用引き継ぎの際に、責任範囲や連絡体制を明確にするために欠かせない資料となる。

保守観点・想定FAQスライド

最後に「保守観点・想定FAQスライド」は、後々のトラブルを未然に防ぐための工夫として重要だ。左側に「よくある質問」を記載し、右側に「回答」と対処方針を明示する構成で、実際の画面キャプチャやログの例を添えると効果が高まる。この形式は、問い合わせ対応マニュアルの共有やトラブル防止策の周知に活用できる。

これらの構成パターンに共通するのは、情報の「重ね方」と「分け方」に明確な意図があることだ。単に情報を並べるのではなく、読み手の思考プロセスに沿って情報を配置することで、理解度と納得度を同時に高めることができる。

社内説明資料の構成テンプレート｜ストーリー設計のすすめ

伝わる資料を作成するためには、ビジュアルの工夫だけでなく、「資料全体のストーリー設計」が欠かせない要素となる。特に社内説明資料では、読み手の立場や関心事に応じて、構成を柔軟に変更することが重要だ。

従来の技術文書では、仕様や機能を網羅的に記載することが重視されてきた。しかし、社内説明資料の目的は、関係者の理解促進と合意形成にある。そのため、「何を」「誰に」「どの順序で」伝えるかというストーリー設計が、資料の効果を大きく左右する。

例えば、同じシステム導入の提案でも、経営層向けには投資対効果や競合優位性から説明を始め、開発チーム向けには技術的な実現可能性や開発工数から入るといった使い分けが必要だ。また、プロジェクトの進行段階によっても、強調すべきポイントが変わってくる。企画段階では可能性と期待効果を、実装段階では具体的な作業内容とリスク対策を中心に構成するのが効果的だ。

さらに、昨今のリモートワーク環境では、資料が独立して読まれる機会も増えている。そのため、口頭での補足説明がなくても内容が理解できるよう、ストーリーの流れを明確にしておくことが重要だ。このセクションでは、技術PMが実践しやすい構成テンプレートと、効果的なストーリー設計のコツを具体的に紹介していく。読み手の立場に立った資料作りを通じて、プロジェクトの円滑な推進を実現してほしい。

PREP法だけでなく「相手別ストーリー分岐」を意識する

説明の基本手法としてよく使われるのが「PREP法（Point → Reason → Example → Point）」だ。この手法は論理的で説得力のある説明に有効だが、社内資料では読み手の属性によって求められる視点や情報の粒度が大きく異なるため、単一の構成では十分に伝わらない場面が多い。

具体的には、経営層は投資判断や事業への影響を重視するため、「目的と効果」から先に伝える構成が効果的だ。一方、開発メンバーは実装の具体性や技術的な妥当性に関心があるため、「要件と仕様」から始まる構成の方が理解しやすい。情報システム部門の場合は、セキュリティや運用面の考慮事項が最優先となるため、これらの観点を先出しする必要がある。

また、同じ技術者でも、プロジェクトへの関与度によって求める情報が変わる。コアメンバーには詳細な技術仕様や実装方針を、周辺メンバーには影響範囲や連携方法を中心に説明するといった使い分けが重要だ。

こうした相手別のストーリー分岐を実現するためには、資料作成前に「誰が」「何のために」「どのレベルで」情報を必要としているかを整理しておくことが不可欠だ。場合によっては、同じ内容でも複数バージョンの資料を用意することで、それぞれの関係者により適切な情報提供が可能となる。この手法により、限られた時間での説明でも高い理解度と納得度を得ることができる。

想定質問と次アクションを1スライドに

資料は読み手に対して「何を考えてもらいたいか」「どのような行動を取ってもらいたいか」を明確に示す必要がある。そのためには、1枚のスライドの中に「想定される質問」と「次のアクション」も組み込んでおくことが効果的だ。この工夫により、会議やレビューの場での会話が活発になり、建設的な議論が促進される。

実際の例として、システムの実装方針を説明するスライドを考えてみよう。選定方針としてA案を採用する理由（保守性とコスト面の優位性）を示し、課題と対策（データベース負荷に対するキャッシュ設計での対応）を明記する。その上で、想定される質問（B案との詳細比較、他プロジェクトとの干渉リスクなど）と、次のアクション（特定日までのリスク評価とレビュー実施）を併記するのだ。

このような「説明＋質問＋アクション」がセットになった構成は、PM資料において特に効果を発揮する。読み手は説明内容を理解するだけでなく、どのような観点から検討すべきか、何を決定する必要があるかが明確になる。結果として、会議の時間短縮と意思決定の迅速化が実現される。

また、想定質問を事前に示すことで、説明者自身も議論の準備ができ、より深い検討結果を提供できるようになる。特に複雑な技術的判断を伴う場面では、この手法により関係者の理解度と納得度を同時に高めることが可能だ。

冒頭に要件／最後に相談事項を置く構成例

スライド資料は読まれる順序を前提として設計されるべきだ。特にオンライン共有やSlack経由で配布される場合、「どこに要点があるか」が一目で分かる構成が求められる。効果的な基本構成として、冒頭で目的と要件を明示し、最後に相談事項や判断ポイントを配置する形式が推奨される。

具体的な構成テンプレートの一例を示すと、最初のスライドで目的・前提・対象範囲を明確にし、2〜3枚目で要件一覧と仕様概要を示す。続く4〜6枚目で技術選定理由と構成図を詳説し、7枚目で課題とリスク対応を整理する。そして最後の8枚目で、相談事項と判断してほしいポイントを明示するという流れだ。

この構成により、読み手は最初に全体像を把握し、段階的に詳細な情報を得て、最終的に具体的な判断や行動に移ることができる。特に忙しい管理職や経営陣にとっては、限られた時間で要点を把握し、必要な判断を下すための効率的な情報提供となる。

また、この構成は資料の再利用性も高める。プロジェクトの進行に合わせて中間部分の詳細を更新するだけで、異なる段階での説明資料として活用できる。さらに、相談事項を明示することで、フィードバックや追加検討が必要な点が明確になり、プロジェクト全体の推進速度向上にも寄与する。

見た目のルールも押さえる｜ビジュアル5原則

構成やロジックがどれほど優れていても、見た目にまとまりがなければ、資料の意図は正確に伝わらない。特に社内説明資料では、パッと見て理解できることが工数削減・合意形成の加速に直結する。現代のビジネス環境では、関係者の時間は限られており、視覚的に分かりやすい資料ほど高く評価される傾向にある。

ビジュアルデザインというと、専門的なスキルが必要だと考える人も多いが、実際には基本的なルールを守るだけで大幅に改善できる。重要なのは、奇抜なデザインではなく、一貫性と読みやすさだ。特に技術的な内容を扱う資料では、情報の階層構造を視覚的に表現し、重要なポイントを際立たせることが求められる。

また、リモートワークの普及により、画面越しでの資料共有が主流となった現在、従来の紙資料以上にフォントサイズや色使いへの配慮が重要となっている。小さな画面でも読みやすく、プロジェクターで投影しても見やすい資料を作るためには、基本的なビジュアルルールの習得が不可欠だ。

このセクションでは、プロジェクトマネージャーやテックリードが押さえておくべき「伝わる資料のビジュアルルール」を5つ紹介する。これらのルールは、デザインの専門知識がなくても実践でき、即座に資料の品質向上を実現できる実用的な内容である。

1スライド1メッセージを徹底する

1枚のスライドに複数のメッセージや要素を詰め込みすぎると、受け手は「結局何が言いたいのか」が分からなくなってしまう。この問題は、技術者が作る資料で特に頻繁に見られる傾向だ。技術的な完璧性を追求するあまり、あらゆる情報を網羅しようとして、かえって伝わりにくい資料になってしまうのである。

効果的な資料作成の基本原則は、1スライド＝1主張だ。例えば、システム構成を説明する際は、全体像を示すスライド、個別コンポーネントの詳細を示すスライド、データフローを示すスライドというように、それぞれ独立したメッセージを持つよう分割する。こうすることで、聞き手は段階的に理解を深めることができ、質問や議論も焦点を絞って行える。

特にレビュー会議や説明会では、主張が明確なスライドほど質問が減り、議論もスムーズに進行する。複数の論点が混在していると、どの部分に対する質問なのかが曖昧になり、会議時間が長引く原因となる。逆に、1スライド1メッセージを徹底することで、効率的な意思決定が可能となる。

また、この原則は資料の保守性も向上させる。プロジェクトの進行に合わせて部分的な修正が必要になった際、関連するスライドを特定しやすく、影響範囲を限定できる。結果として、継続的な資料更新の負担も軽減される。

フォント・色の統一と3色ルール

資料全体に統一感があると、見る側に「安心感」と「読みやすさ」を与える。特に重要なのが、フォントと色使いの一貫性だ。基本フォントとサイズを統一し（例：メイリオ 14pt、強調は太字）、色については最大3色で構成するというルールを守ることで、プロフェッショナルな印象を与える資料が作成できる。

色の使いすぎは、資料をカジュアルに見せるだけでなく、視認性の低下も招く。効果的な配色例として、メインカラー（黒や濃紺）を文字色に、アクセントカラー（青や緑）を重要ポイントの強調に、背景色（白やライトグレー）をベースに使用するという組み合わせがある。この3色ルールにより、情報の階層性が自然と表現され、読み手の視線誘導も効果的に行える。

フォントについては、可読性を最優先に選択する。日本語資料では、メイリオやヒラギノ角ゴといった読みやすいフォントが推奨される。また、スライド内でのフォントサイズも統一し、タイトル、本文、注釈といった要素ごとに明確な差をつけることが重要だ。

これらの統一ルールは、複数の担当者が資料作成に関わる場合にも威力を発揮する。事前にフォントと色のガイドラインを定めておけば、誰が作成しても一定品質の資料が仕上がり、ブランドイメージの向上にもつながる。

余白と行間を意識した視線誘導

資料作成において「余白」は単なる装飾ではなく、情報の構造を視覚的に伝えるための重要な要素である。適切な余白を設けることで、各情報ブロックが明確に分離され、読み手が自然と視線を移動できるようになる。これにより、理解度と記憶定着率が大幅に向上する。

具体的には、タイトルと本文の間、段落と段落の間、図表とキャプションの間などに十分なスペースを確保することが重要だ。逆に、余白が狭すぎると情報が詰め込まれて見え、読み手にストレスを与える。特にリモート環境では、画面サイズや解像度の違いにより余白の印象が大きく変わるため、より一層の配慮が求められる。

行間についても同様に、可読性に直結する要素だ。一般的に、本文の行間はフォントサイズの1.5倍程度が最適とされている。また、行の先頭位置を揃えることで、読み手の目線が迷わず、情報をスムーズに追うことができる。

こうした「視線誘導」の工夫は、資料の設計段階から意識する必要がある。特に重要なメッセージや注目してほしいポイントには、周囲に余白を多めにとることで自然に目立たせることができる。この手法は、強調色や下線よりも上品かつ効果的に情報の優先順位を伝える方法として有効である。

箇条書き・図表に番号をふって構造化

多くの情報を一度に提示する場合、視覚的な「構造化」が非常に重要となる。その中でも、箇条書きや図表に番号を付けて整理する手法は、読み手の理解を大きく助ける効果的な方法だ。特にプレゼンや会議の場面では、「◯番について詳しく教えてください」といった具体的な指示が可能になり、議論の精度とスピードが向上する。

箇条書きには、単なる「・」ではなく、「①②③」「1. 2. 3.」といった連番を用いることで、各項目の関係性や優先順位を明確にできる。また、図表にも「図1」「図2」や「表1」「表2」といったタイトルを付け、本文中で参照できるようにすることで、資料全体の一貫性が高まり、情報の整理度が格段に向上する。

このような構造化の工夫は、資料の見た目を整えるだけでなく、後から資料を見返す際にも大きな助けとなる。特にナレッジ共有や引き継ぎ資料においては、参照性の高い構成が重要となるため、こうした番号付けの習慣を取り入れることが推奨される。

また、資料を印刷して配布する場合やPDFで保存する場合にも、番号があることで紙面上でのやり取りや検索が容易になるという利点がある。視覚的な整理整頓が、実務上の効率にも直結するのだ。